Jasper Vlek, eigenaar van Jaspers Catering, stond recent voor de uitdaging om zijn bedrijf efficiënter in te richten met zo min mogelijk handmatig werk. Om dat te bereiken stapte hij met zijn team over op Teamleader. De implementatie is nog pril – ze zijn pas een week live – maar de eerste inzichten zijn er al. Jasper merkte al snel dat Teamleader niet volledig aansluit op hun specifieke werkproces, waarin vanuit één deal meerdere orders voortkomen. Het standaardmodel van deal naar factuur past niet helemaal bij hoe Jaspers Catering werkt. Daardoor ontstaan er extra stappen, zoals het telkens opnieuw moeten aanmaken van nieuwe deals per order, iets wat hun oude systeem beter ondersteunde.

Eerste knelpunten en wensen

Daarnaast loopt Jasper tegen praktische beperkingen aan. Bij het opstellen van offertes is het bijvoorbeeld lastig om templates zonder voor- of eindblad goed toe te passen, en ook de uploadlimiet van 5 GB blijkt een bottleneck. Wat mist, is een efficiëntere manier om bijlages toe te voegen – denk aan menu’s en sfeerfoto’s – zonder eerst te moeten comprimeren. Ook is het leerproces nog niet op gang gekomen: een training is nog niet gevolgd, wat zorgt voor onzekerheid over de werking van bepaalde functies, zoals voorschotnota’s of de beste manier om facturatie in te richten.

Wat volgens Jasper enorm zou helpen is persoonlijke begeleiding bij het leren van het systeem én het slimmer inzetten van automatisering. Hij noemt als voorbeeld het gebruik van AI voor het herkennen van klantaanvragen via een webformulier. Stel, iemand vraagt een barbecue aan: dan wil hij dat standaardvragen automatisch klaargezet worden, zodat er in plaats van dertig minuten slechts tien minuten nodig zijn om de aanvraag te verwerken en om te zetten in een offerte.

Samenwerking en communicatie

De communicatie met Houtenwouw wordt als zeer positief ervaren. Binnen een dag had Jasper telefonisch contact, binnen drie dagen stond Erik op de stoep. Jasper waardeert vooral de laagdrempeligheid van WhatsApp-contact, waarin hij snel en effectief geholpen wordt: “Hij appt om 7 uur ’s ochtends, maar dan kan ik hem ook om 7 uur appen. Dat is heel fijn.” Een vast contactmoment hoeft voor hem niet – liever werkt hij projectmatig, met contact op het moment dat er iets speelt. Of Erik de vaste contactpersoon blijft, maakt hem niet zoveel uit, zolang degene aan de andere kant maar goed weet wat er speelt en beslissingen kan nemen. “Het gevaar van jullie branche is dat als je te groot wordt, je te veel schakels krijgt. En dat werkt niet.”

Kansen met AI en automatisering

Jasper ziet veel potentie in het koppelen van Teamleader aan slimme tools, zoals Xart. Zo worden eerste stappen gezet richting AI-gestuurde communicatie, offerteopbouw en zelfs aftersales. Hij denkt aan automatische opvolgmails na facturatie, vragenlijsten over klantervaringen of standaardopvolgingen bij offerteaanvragen. Alles om handmatig werk te minimaliseren en zijn kantoor klein te houden. “Vroeger had ik veertien malcontroles voor een aanvraag. Dat wil ik niet meer.”

Tot slot geeft Jasper aan dat het delen van ervaringen met andere Teamleader-gebruikers ook waardevol zou zijn. Een netwerk of gebruikerscommunity kan helpen om van elkaar te leren en processen sneller te verbeteren.

“Ik wil op kantoor zo klein mogelijk blijven. Teamleader helpt, maar dan moet het wel aansluiten op hoe wij werken. Dankzij Erik zijn we nu echt aan het versnellen. Als ik straks in tien minuten een hele aanvraag kan verwerken in plaats van een uur, dan wordt het pas echt interessant.”